Quieres saber si esa herramienta te devuelve de verdad las tardes que prometía. Se averigua con un cronómetro, un cuaderno y una semana: eliges tres tareas que repites, mides cuánto tardas en cada una con la herramienta y sin ella, desde que empiezas hasta que puedes enviar el resultado, y comparas.
No hace falta ninguna hoja de cálculo ni ningún experto. Hace falta constancia durante cinco días y honestidad con los números que apuntes, porque la cifra que sale suele ser más pequeña que la sensación que tenías. Y es la cifra que te sirve para decidir si sigues pagando, si la recomiendas o si la dejas.
Por qué la sensación de ir más rápido no es una medida
Cuando una herramienta te da un resultado en diez segundos, tu cabeza lo registra como una victoria enorme. Lo que no registra es lo que viene después: revisar, corregir, volver a pedir, pasar el texto a otro sitio, arreglar el formato. La sensación se queda con el momento rápido y olvida el resto.
Pasa con casi todo lo nuevo. Si algo nos sorprende, recordamos la sorpresa y no el trabajo que vino detrás. No es un defecto tuyo, es cómo funciona la memoria con las cosas que impresionan.
Por eso la pregunta «¿cuánto tiempo me ahorra?» se contesta mal de memoria. Casi todo el mundo responde con un «muchísimo» o con un «bastante», y cuando le pides los minutos exactos, se queda callado.
En consultoría me he encontrado muchas veces esa escena. Alguien me explica con entusiasmo lo que le ahorra una herramienta, le pregunto cuánto tardaba antes y cuánto tarda ahora, y la conversación se vuelve vaga. Casi nadie lo había medido. Mi opinión es que quien no lo ha medido todavía no sabe lo que piensa de la herramienta, solo lo que siente.
Tres tareas, no diez
Elige tres cosas que haces cada semana, que tienen un principio y un final claros, y en las que la herramienta debería ayudarte. Un presupuesto, un resumen de reunión, la respuesta a un tipo de correo que se repite, el borrador de un texto para tu web. Tres bastan, y menos de tres da pocos datos.
Conviene que sean tareas de las que ya conozcas la duración aproximada, porque así tienes un punto de comparación honesto. Una tarea que haces una vez al año no sirve para este método, no te da suficientes repeticiones en una semana.
Y que sean tuyas. Medir lo que otros dicen que ahorra la herramienta no te dice nada sobre tu semana, tus clientes y tu manera de trabajar. La misma herramienta puede ahorrarle una hora a una persona y hacerle perder diez minutos a otra.
El cuaderno de dos columnas y el cronómetro del teléfono
Material: el cronómetro del móvil y una hoja de papel con dos columnas. En la primera, la tarea; en la segunda, el tiempo. Cada vez que haces una de las tres tareas, arrancas el cronómetro al empezar y lo paras cuando el resultado está listo para salir de tus manos, sin que quede nada pendiente de revisar.
Los dos primeros días haces las tareas como siempre, sin la herramienta, y apuntas el tiempo. Del tercero al quinto las haces con ella y apuntas el tiempo igual. Si prefieres, alterna por mitades de mañana. Lo que importa es que cada tarea tenga su lado «sin» y su lado «con».
Una nota para quien trabaja con clientes y se interrumpe cada diez minutos. Si te llaman mientras mides, para el cronómetro. El método únicamente vale si el tiempo medido es tiempo trabajado en esa tarea.
Y apunta una tercera columna, pequeña, con una palabra: «bien», «regular» o «lo rehíce». Verás por qué en dos secciones.
El tiempo que no aparece en la demostración
La demostración de cualquier herramienta empieza con el material ya preparado y termina cuando aparece el resultado. Tu semana empieza antes y termina después. Antes: reunir lo que necesitas, abrir el programa, explicar lo que quieres. Después: leer con atención, corregir lo que no te convence, pasar el contenido al formato que usas.
Todo eso va dentro del cronómetro. Si tienes que copiar el texto a otro documento y rehacer los márgenes, cuenta. Si tienes que explicarle tres veces lo mismo a la herramienta porque no recuerda cómo trabajas, cuenta. Si hay una pantalla extra donde iniciar sesión cada mañana, también.
Con las herramientas de Inteligencia Artificial aparece un coste que muchos olvidan: la revisión. Un resumen que se genera en veinte segundos y que tú tardas ocho minutos en verificar contra tus notas no es un resumen de veinte segundos. Es uno de ocho minutos y veinte segundos, y eso hay que compararlo con lo que tardabas antes.
Puede salir a tu favor o en tu contra. Lo importante es que lo sepas con números tuyos.
Un lunes con una diseñadora y sus presupuestos
Imagina a una diseñadora gráfica autónoma. Cada lunes por la mañana prepara tres o cuatro presupuestos a partir de los correos que le han llegado durante el fin de semana. Le han dicho que una herramienta de pago le ahorra la mitad de ese rato, y lleva dos meses pagándola sin haberlo comprobado.
Esa semana pone el móvil en el borde de la mesa, con el cronómetro abierto, y una hoja de papel con tres líneas. Lunes: hace los presupuestos a mano, como siempre, y apunta cuánto le lleva cada uno. Martes: igual con los de otros clientes. Miércoles y jueves: con la herramienta, con el cronómetro corriendo desde que abre el correo hasta que deja el PDF listo.
Al principio el cronómetro la molesta, se olvida de pararlo cuando llama una proveedora, lo reinicia. El jueves ya lo pulsa sin pensar. El viernes por la tarde, con un café, suma las dos columnas.
La diferencia le sale más pequeña de lo que esperaba, pero real. Con la herramienta, los presupuestos sencillos le llevan bastante menos, y los complicados, los de proyectos con muchas partidas, casi lo mismo, porque tiene que corregir más de lo que ahorra. Y en la columna pequeña, la de «bien» y «lo rehíce», ve que dos de los siete los tuvo que rehacer.
No es una decisión de «sí» o «no». Es una decisión más fina: la usará para los sencillos y seguirá haciendo a mano los complicados. Antes de la semana del cronómetro no habría podido decirlo.
Qué hacer el viernes por la tarde con los números
Suma. Tiempo total sin la herramienta, tiempo total con ella, y la columna de «lo rehíce». Si la diferencia es pequeña y hay muchos «lo rehíce», la herramienta no te está ahorrando lo que crees. Si la diferencia es clara y las tareas salen bien, ya tienes tu respuesta, escrita con tu letra.
Con esa respuesta decides tres cosas. Si sigues pagando. Para qué tareas la usas y para cuáles no. Y si la recomiendas a una colega, porque recomendar algo que has medido es muy distinto de recomendar algo que te hizo ilusión.
Esto último importa más de lo que parece. Cuando recomiendas, pones tu nombre delante. Una recomendación con números, aunque sean modestos, vale mucho más que un entusiasmo sin ellos, y quien te escucha lo nota.
Si lo que te rondaba era la pregunta previa, si una suscripción merece la pena antes de contratarla, tengo otro texto sobre si una suscripción de pago es dinero tirado o vale lo que cuesta, escrito desde otro ángulo. Aquí el método es el semanal, con tus tareas, y sirve igual para lo que ya estás pagando.
Dónde se van las horas que sí ahorraste
Hay un segundo resultado que casi nadie mide: qué haces con el tiempo que te sobra. Si ahorras veinte minutos en un presupuesto y los gastas en mirar el correo sin objetivo, el ahorro ha sido de la herramienta pero la hora no la has recuperado tú.
Por eso, durante esa misma semana, apunta en una línea qué hiciste con los minutos que ganaste. «Salí a comer sin prisa.» «Contesté a una clienta que esperaba.» «Nada concreto.» La respuesta honesta es información tan valiosa como la del cronómetro.
Es la misma costumbre que cuenta quien sumó todas las horas que regalaba cada mes sin cobrarlas: cuando pones número a un tiempo que se escapaba, empiezas a decidir qué hacer con él. Antes del número, el tiempo simplemente pasaba.
Lo que este método no mide
No mide la calidad. Una herramienta puede hacerte más rápida y dejar un resultado peor, o hacerte más lenta y dejarlo mejor. La columna de «bien» y «lo rehíce» ayuda un poco, pero no sustituye a tu criterio sobre si el trabajo está a la altura de tu firma.
Tampoco mide lo que cuesta aprender. Las primeras veces cualquier herramienta es más lenta que tu costumbre, y una semana puede castigarla injustamente si apenas la conoces. Si la usas desde hace dos días, espera y mide a las tres semanas.
Y no sirve para todas las tareas. Lo que haces una vez al trimestre, lo que cambia cada vez, lo que depende de un cliente impredecible, escapa a este método. Para eso, tu intuición y tu experiencia siguen siendo mejores que cualquier cuaderno.
Me parece honesto decirlo así. El cronómetro no resuelve todo, solo resuelve esa pregunta concreta, que es la que más se contesta mal.
Si Claude es una de las herramientas que vas a medir
Cuando alguien me pregunta qué Inteligencia Artificial usar, respondo con lo que yo usaría: Claude, que es la que más está ayudando a profesionales con su propia actividad. Y añado siempre lo mismo, que no se fíen de mi palabra y que la midan una semana con su propio cronómetro.
El resultado depende mucho de cómo se le pidan las cosas y de qué tareas se elijan, y ahí es donde se gana o se pierde el tiempo. Aprender a usarla con ejemplos de tu profesión, y con alguien que te corrija al principio, acorta la semana de prueba y mejora los números.
Si quieres hacerlo de forma ordenada, el curso de Claude de consultoria.uno está pensado para profesionales con clientes propios. Más información.
Sobre el autor
Javier G. Amblar acompaña a profesionales con experiencia a vivir de lo suyo con sus propios clientes. Exprofesor del IE Business School, suma 27 años de trayectoria, más de 33.000 profesionales formados en 55 países y apariciones en RTVE, Telemadrid, Onda Cero, EsRadio y Canal 24h. Firma Liderazgo (Editatum, 2018), su canal supera los 368.000 suscriptores y su comunidad en línea reúne a más de 500.000 personas. Si quieres aprender a trabajar con Claude, empieza aquí.