Si le diste acceso administrativo a un colaborador externo para que te resultara más fácil delegar, y esa persona ya no trabaja contigo, hoy puede seguir entrando en las mismas cuentas, incluida la herramienta de Inteligencia Artificial que usas para redactar, programar publicaciones o gestionar clientes, sin que tú lo sepas. No es un caso raro: según Security Magazine, en 2025 casi el 90% de los extrabajadores conserva acceso a sistemas corporativos sensibles después de dejar la relación laboral o de colaboración. La comodidad de un momento se convirtió, sin que nadie lo decidiera así, en un riesgo permanente que puede seguir activo durante meses o años sin que tú lo notes.
¿Por qué le diste acceso administrativo completo, incluida tu cuenta de Inteligencia Artificial, a quien solo iba a ayudarte con una parte del trabajo?
Porque en el momento en que lo hiciste tenía sentido: era más rápido darle el mismo nivel de acceso que tienes tú que ir configurando permisos limitados cuenta por cuenta, sobre todo si esa persona iba a tocar varias herramientas a la vez, desde el correo hasta la cuenta de la Inteligencia Artificial que usas para automatizar parte de tu trabajo. Esa decisión, tomada por ahorrar tiempo, es la misma que después cuesta recuperar, porque un acceso de administrador no distingue entre quien lo usa hoy para ayudarte y quien lo conserva mañana sin ninguna relación contigo.
¿Qué cuentas, incluida la de Inteligencia Artificial, suelen quedar en manos de un colaborador externo?
Casi siempre son las mismas: el panel de tu web, el correo del negocio, las redes sociales, el gestor de contenidos y, cada vez con más frecuencia, la cuenta de la herramienta de Inteligencia Artificial que usas para escribir, organizar tareas o automatizar respuestas a clientes. Muchas de estas cuentas se comparten sin cambiar la contraseña original ni crear un usuario independiente para cada persona que entra a trabajar en ellas, así que cuando la colaboración termina, no hay un botón único que cierre todos los accesos a la vez, hay que revisarlos uno por uno.
¿Cómo se vive esto cuando quien tenía acceso a tu Inteligencia Artificial no se fue mal, simplemente dejó de colaborar contigo?
La mayoría de estas situaciones no nacen de un conflicto, nacen de una colaboración que simplemente se acaba, un proyecto que termina o una persona que cambia de rumbo profesional, y en medio de esa despedida nadie piensa en revisar accesos, sencillamente porque la relación fue buena hasta el final y revisar contraseñas no entra en la lista de cosas pendientes de un cierre amistoso. Meses después, cuando intentas entrar en la cuenta de tu herramienta de Inteligencia Artificial y descubres que sigue vinculada al correo de esa persona, o que necesitas su verificación para recuperar el acceso, la incomodidad no es por desconfianza, es por darte cuenta de que una parte de tu negocio dependía de alguien que ya no está disponible para resolverlo contigo.
¿Qué coste real tiene que un colaborador externo conserve el acceso a tus cuentas de Inteligencia Artificial?
El informe Cost of a Data Breach 2025 de IBM, publicado en julio de 2025, calcula que las brechas de seguridad que empiezan con credenciales comprometidas cuestan de media 4,67 millones de dólares y tardan una media de 246 días en detectarse, la cifra más alta entre todos los vectores de acceso analizados en el informe. A menor escala, el riesgo es el mismo: cuanto más tiempo pasa un acceso sin revisarse, más tiempo tiene cualquier problema, desde un error hasta un uso indebido, para pasar desapercibido dentro de las cuentas que sostienen tu actividad, incluida la que usas para trabajar con Inteligencia Artificial.
¿Cuánto dinero se pierde por licencias de Inteligencia Artificial y otras cuentas que nadie cierra a tiempo?
Más allá del riesgo de seguridad, hay un coste económico directo y menos discutido: según datos de Zylo, cada empresa desperdicia de media 5.500 dólares al año en licencias de software que quedan activas sin que nadie las use, buena parte de ellas asociadas a colaboradores que ya se marcharon. Si trabajas solo, esa cifra se traduce en algo más sencillo de imaginar: sigues pagando, o dejas pagando a tu propio negocio, por accesos que ya no le sirven a nadie salvo a la persona que los conserva sin necesitarlos, mes tras mes, sin que aparezca en ningún sitio como un gasto que merezca revisión.
¿Cómo puede afectar esto a lo que una Inteligencia Artificial sabe o publica en tu nombre?
Si el colaborador que se fue todavía puede entrar en la cuenta de la herramienta de Inteligencia Artificial que usas para redactar contenido, programar publicaciones o responder mensajes, esa persona conserva, en la práctica, la capacidad de generar o modificar cosas que aparecen firmadas por ti o por tu negocio. No hace falta mala intención para que esto sea un problema: basta con que esa cuenta quede olvidada, sin nadie revisando qué se publica desde ella, para que tu presencia pública deje de estar completamente bajo tu control.
¿Cómo saber si un colaborador externo todavía conserva acceso a tu cuenta de Inteligencia Artificial hoy?
Haz una lista de cada herramienta que usas para llevar tu negocio, desde el correo hasta la cuenta de Inteligencia Artificial, pasando por redes sociales, banca en línea para pagos y el panel de tu web, y revisa en cada una la sección de usuarios o dispositivos conectados. Si encuentras un nombre, un correo o un dispositivo que no reconoces, o que corresponde a alguien con quien la colaboración terminó hace tiempo, ese es exactamente el tipo de acceso que hay que eliminar, no solo desactivar temporalmente.
¿Basta con confiar en que un buen colaborador nunca usaría mal el acceso a tu Inteligencia Artificial?
La confianza en la persona no resuelve el problema de fondo, porque el riesgo no depende solo de la intención de quien tiene el acceso, depende de que ese acceso exista. Una cuenta de correo antigua puede ser vulnerada sin que su antiguo dueño haga nada malo, y un acceso administrativo olvidado en una herramienta de Inteligencia Artificial puede quedar expuesto si esa persona reutiliza la misma contraseña en otro servicio que sí sufre una filtración. El problema no es la persona, es la puerta que sigue abierta después de que la relación terminó. Y esa puerta, mientras nadie la cierre, sigue contando como parte de la superficie de tu negocio expuesta a cualquier error ajeno, algo que no depende de cuánto confíes en quien colaboró contigo.
¿Qué deberías cambiar la próxima vez que le des acceso a tu Inteligencia Artificial a un colaborador externo?
Crea un usuario individual para cada colaborador en cada herramienta, incluida la cuenta de Inteligencia Artificial que uses para trabajar, en lugar de compartir tu propia contraseña, y limita ese acceso solo a lo que esa persona necesita para hacer su parte del trabajo. Esta práctica no es solo prudencia, es lo que te permite, el mismo día en que la colaboración termine, cerrar un único usuario en lugar de tener que cambiar contraseñas en media docena de servicios y esperar que no se te olvide ninguno de los que diste de alta con prisa meses atrás, algo que conviene resolver antes de delegar cualquier parte más de tu negocio, como también se plantea en Cómo ganar dinero desde casa con Inteligencia Artificial.
¿Qué relación tiene el control de tus accesos a la Inteligencia Artificial con la estabilidad de tu negocio?
Un negocio que depende de tu criterio y tu experiencia, sin equipo detrás que reparta el riesgo, necesita que las pocas puertas de entrada a sus herramientas estén completamente bajo tu control, porque no hay nadie más revisando lo que pasa por ellas. Delegar tareas en un colaborador externo, incluidas las que implican usar una herramienta de Inteligencia Artificial, sigue siendo una decisión razonable para crecer, pero solo si el acceso que le das tiene fecha de caducidad clara desde el primer día, tal y como se aborda desde otro ángulo en ¿Y si te dijera que puedes dejar de estar siempre con poco dinero gracias a la IA?, sobre cómo delegar sin perder el control de lo que sostiene tus ingresos.
¿Por dónde empezar a revisar hoy mismo quién tiene acceso a tu Inteligencia Artificial y a tu negocio?
Empieza por la cuenta que más te preocuparía perder, sea el correo, el banco o la herramienta de Inteligencia Artificial que usas a diario, y revisa ahí primero quién más tiene acceso y desde cuándo. Después continúa con el resto, una por una, hasta tener una lista actualizada de quién puede entrar en cada parte de tu negocio, porque esa lista, más que cualquier contraseña nueva, es lo que de verdad te devuelve el control sobre lo que has construido con años de trabajo. No hace falta hacerlo todo en una tarde, basta con empezar hoy y no dejarlo otra vez para cuando surja un problema.
Aprende con Evolution a delegar sin perder el control de tu negocio
Sobre el autor
Javier G. Amblar ha formado a más de 33.000 profesionales en 55 países a lo largo de 27 años de trayectoria, y fue profesor asociado del IE Business School, donde recibió el Premio a la Excelencia Docente. Hoy acompaña a una comunidad en línea de más de 500.000 personas a construir negocios que no dependan de accesos ni de personas que ya no están, el trabajo que desarrolla dentro de Evolution. Descubre Evolution aquí.
